1a. Rekisterin ylläpitäjä
Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut / e-kirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911
1b. Tietosuojavastaava
Lotta Ylä-Sulkava, Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja(at)helsinki.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Joona Kutilainen-Pennanen
Kirjastoverkkopalvelut / E-kirjasto
Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Sähköposti: e-kirjasto-posti@helsinki.fi (avautuu uuteen välilehteen)
3. Rekisterin nimi
E-kirjaston käyttäjätietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään asiakkaan kotikunnan varmistamiseksi asiakkaan ja Kansalliskirjaston välisen käyttösopimuksen solmimiseksi, kuntatiedon päivittämiseksi väestötietojärjestelmästä ja E-kirjastoon kirjautuvan käyttäjän tunnistamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään myös automaattisen virhelokitiedon muodostamisessa ja tai, jotta käyttäjälle voidaan tarjota personoituja palveluita, esimerkiksi kirjasuosituksia käyttäjän lainaustoiminnan perusteella.
Tietoja käsitellään palvelun toteuttamiseen Kansalliskirjastossa (rekisterinpitäjä) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä (tietojen käsittelijä) ja Digiloikka Oy:ssä (tietojen käsittelijä).
Käyttäjien henkilötietoja käsitellään anonymisoidusti käyttötilastojen muodostamiseen. Tilastojen perusteella maksetaan E-kirjaston aineistojen käytöstä muodostuvat lainauskorvaukset.
Analytiikkajärjestelmää voidaan käyttää CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n palvelimilla niin, etteivät jäljitystiedot pääse turvallisen ympäristön ulkopuolelle.
Palvelua käytettäessä tapahtuman tunnistetiedot (mm. IP-osoite) tallentuu väliaikaisesti käsiteltäväksi, samoin virhetilanteiden varalta käytettävän laitteen merkki, malli ja käyttöjärjestelmä. Tietoja käytetään henkilötietoon linkittämättä palvelun parantamiseen ja virheiden paikantamiseen sekä rajaamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisteröidyn suostumus vapaaehtoisten tietojen osalta ja käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
5. Rekisterin tietosisältö
Käyttäjän perustiedot
- Käytettävä tunnistautumismenetelmä
- Henkilötunnus (kotikunnan automaattista päivitystä varten)
- Käyttökieli
- Nimi
- Kotikunta
- Sähköpostiosoite väliaikaisesti (mikäli tunnus luodaan paikalliskirjastossa)
Personoituja toimintoja varten kerättävät tiedot
- Käyttäjän henkilökohtaiset asetukset
- Varaukset
- Lainat
- Käytettävän laitteen merkki, malli ja käyttöjärjestelmä
- Ikä
Käytön analysointia varten analytiikkajärjestelmään kerättävät tiedot
- Selaintyyppi/-versio
- Selaimen kieliversio
- Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 11, Android, IOS)
- Laitemerkki, laitetyyppi, laitemalli
- Näyttötyyppi
- Lähde URL
Muut tiedot
Verkkopalvelun hyödyntämiseen välttämättömät, välimuistiin tallennettavat tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan käyttäjien rekisteröityessä palvelun käyttäjiksi Suomi.fi tunnistautumisen kautta ja niitä päivitetään väestötietojärjestelmästä muutosrajapinnan (VTJ) asettamien ehtojen mukaisesti.
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä E-kirjastossa.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Henkilötietoja säilytetään koko asiakassuhteen ajan ja enintään yhden vuoden asiakassuhteen päättymisestä (säilytysaika).
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan järjestelmän ylläpitäjät ja kirjastojen pääkäyttäjät, jotka tunnistetaan henkilökohtaisella tunnuksella, jonka myöntää Kansalliskirjasto ja jonka ajantasaisuudesta kunta itse vastaa.
13. Tarkastusoikeus
Tarkistaakseen, mitä henkilötietoja käyttäjästä on kerätty palveluun, käyttäjän tulee ottaa yhteys palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjaston E-kirjasto-yksikköön.
14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa palvelusta poistamalla tilinsä palvelussa. Tietojen säilytysaika pätee.
Mikäli käyttäjän väestötietojärjestelmästä noudettavissa henkilötiedoissa on virheitä, käyttäjän tulee ottaa yhteys suoraan Digi- ja väestötietovirastoon.
Tarvittaessa käyttäjä voi olla yhteydessä E-kirjastoon sovelluksessa olevan palautelomakkeen kautta tai E-kirjaston verkkosivujen palautelomakkeella.
15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Käyttäjällä on oikeus saattaa palvelun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi.